Blog

Jak zarządzać zespołem pracującym zdalnie?

Niedawno pisaliśmy, że praca w siedzibie firmy w sztywnych, ustalonych wcześniej godzinach powoli – przynajmniej częściowo – zostaje zastąpiona różnymi rodzajami telepracy. Za takimi zmianami idzie nie tylko szansa dla pracowników, lecz także obowiązek menadżera, który musi wypracować najlepszy sposób na zarządzanie zdalnym zespołem. Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, wymaga to dobrego przygotowania oraz strategii, szczególnie w przypadku osób, które eksperymentują z takimi formami zatrudniania swoich pracowników po raz pierwszy. Przypadki poszczególnych menadżerów mogą być różne. Mamy przecież takich, których pracownicy rozsiani są po całym globie, ale też osoby pracujące głównie z ludźmi w terenie (częste w sprzedaży) oraz tych, którzy muszą umiejętnie radzić sobie z wykorzystywaniem przez zespół elastycznego czasu pracy. Jaki w takim razie jest klucz do efektywności?

Call me maybe?

Praca będzie o wiele łatwiejsza, kiedy otoczysz się ludźmi, którzy potrafią pisać i nie boją się rozmawiać przez telefon. To coś, o czym czesto nie myśli się na początku, podczas rekrutacji, jednak jest bardzo istotne w przypadku wykonywania obowiązków w terenie i częstej pracy zdalnej, gdzie kontakt z menadżerem odbywa się właśnie w ten sposób. Musisz wiedzieć, że Twoi podwładni potrafią dobrze przekazać myśl i piszą jednoznacznie, dzięki czemu nie musisz trzy razy zastanawiać się, co miał na myśli autor maila. Podobnie sprawa wygląda z telefonami. Istnieją osoby, które z różnych przyczyn czują dyskomfort spowodowany odbieraniem i wykonywaniem telefonów, a ważne wiadomości wolą przekazywać mailowo lub twarzą w twarz. Konsekwencją może być niedostarczenie w porę kluczowej informacji.

Skrzynka z narzędziami

Pomagajcie sobie odpowiednimi narzędziami. Stwórzcie grupę mailingową, forum, czy arkusze, w których cały zespół będzie mógł umieszczać uaktualnienia związane ze swoją pracą. Regularnie korzystajcie z telekonferencji. Przy odpowiednim zaplanowaniu aktywności nawet nie zauważycie, że ostatnie spotkanie całego zespołu miało miejsce na pracowniczej wigilii. Jako menadżer bądź na bieżąco z nowinkami technologicznymi i aplikacjami ułatwiającymi pracę zdalną i zarządzanie takim zespołem. Dobre narzędzia ułatwią codzienne obowiązki. Skuś się!

Do zaufania jeden krok

Ufaj swoim pracownikom, a o zaufaniu myśl już w chwili zatrudniania. Tutaj wymagania są jeszcze większe niż w przypadku wykonywania zadań w biurze. Brak zaufania sprawia, że jako menadżer przez cały czas odczuwasz niepokój i zastanawiasz się, co robi Twój pracownik i czy wykonał swoje zadanie. Taka sytuacja jest bardzo niezdrowa. Konieczność pracy nad dobrą atmosferą leży po obu stronach. Rola lidera polega na daniu swoim ludziom potrzebnej swobody przy równoczesnej kontroli sytuacji – osiągnięcie takiej równowagi to często najtrudniejszy etap procesu. Zespół musi zdawać sobie sprawę, że oczekuje się od niego więcej. Pokazać samodzielność, rzetelność i chęć współpracy.

Godziny zero

Wyznacz stałe punkty kontaktu. To ważne, aby przestrzegać ich bez względu na wszystko. W pracy w jednym miejscu zorganizowanie spotkanie jest bardzo proste, tak samo jak jego przełożenie, odwołanie, czy załatwienie sprawy w trakcie pogawędki w kuchni. Zarządzanie zdalnym zespołem wymaga nieco większej dyscypliny. Jeśli decydujecie się na spotkania raz w miesiącu lub telekonferencję w konkretnym dniu – niech dla każdego będzie to święta pora. Oczywiście w miarę możliwości i z akceptacją drobnych wyjątków. Nie zachęcamy menadżera do ściągania na spotkanie statusowe pracownika, który właśnie rozmawia z potencjalnym partnerem biznesowym i dba, żeby firma podpisała korzystny kontrakt.

Efektywna praca lidera z zespołem przy utrudnionym kontakcie twarzą w twarz nie jest prosta i wymaga połączenia uniwersalnych zasad z indywidualnymi potrzebami grup, której członkowie nie są przecież tacy sami. Dobry menadżer będzie ich obserwować i w porę wyciągnie sensowne wnioski.

Macie doświadczenie jako liderzy zdalnych zespołów? Co jest najtrudniejszym elementem zarządzania?

Piotr Jabłoński

Piotr Jabłoński

CEO & Founder & Career Consultant at Career & CV Experts
Były rekruter, zdobywał doświadczenie w firmach doradztwa personalnego i w wewnętrznych działach HR. Przeprowadził ponad 200 procesów rekrutacyjnych na różne szczeble stanowisk dla polskich i międzynarodowych organizacji.

Szum informacyjny, brak wiedzy kandydatów na temat mechanizmów rządzących rynkiem pracy w epoce mediów społecznościowych oraz kłopoty w komunikacji na linii: kandydat - rekruter - pracodawca, zainspirowały go do przejścia na „trzecią stronę mocy” i założenia firmy doradczej Career & CV Experts (http://cvexpert.pl/). Gdzie wraz zespołem Konsultantów od ponad 5 lat, skutecznie wspiera swoich Klientów w podejmowaniu strategicznych decyzji, związanych z rozwojem ich karier oraz efektywnym poruszaniu się po rynku pracy.

Wierzy, że gdyby przynajmniej połowa kandydatów, którzy nie otrzymali obiecanej informacji zwrotnej od rekruterów, zamiast obrażać się na nich, nagłośniłaby sprawę w mediach społecznościowych, to zjawisko szybko przestałoby istnieć.
Piotr Jabłoński