Blog

Jak zorganizować przestrzeń w pracy?

Twoje biurko wygląda jak po wizycie perfekcyjnej pani domu. Wszystko ma swoje miejsce, data w kalendarzu zawsze jest aktualna, a poszczególne kolory karteczek przypisane są do zadań wykonanych, wykonywanych i planowanych. A może wręcz przeciwnie – to królestwo chaosu, gdzie od ręki znajdziesz wszystko poza tym, czego aktualnie potrzebujesz, telefon jest przykryty pismami branżowymi sprzed 2 lat, a na tablicy korkowej obok rysunków dziecka wiszą raporty, mapy, notatki… W pracy przebywamy ok. 40h tygodniowo. To wystarczy, żeby zacząć traktować biuro jak drugi dom, a w domu – nawet tym udawanym – wypadałoby czuć się dobrze. Pomoże w tym inteligentne zaplanowanie przestrzeni.   Siła ergonomii Czy miejsce pracy może poprawić efektywność? Pewnie i właśnie w ten sposób powinno to działać. Pomocnym terminem jest tutaj ergonomia, czyli nauka o optymalnym przystosowaniu stanowisk, procesów i środowiska pracy do możliwości psychofizycznych człowieka, tak by nie tylko uchronić jego życie i zdrowie, lecz dać mu również możliwość jak najlepszego rozwoju osobowości. Biorąc pod uwagę fakt, że to właśnie w pracy zazwyczaj musimy być najbardziej produktywni, dobra organizacja biurka w firmie może być ważniejsza od porządku utrzymywanego w domu.  Czas-start! Od czego zacząć? Rozejrzyj się i sprawdź, czy na Twoim biurku nie zalegają tony kartek. W biegu mamy tendencję do odkładania dokumentów na jeden stos, który później rośnie i zaczyna przypominać gigantycznego potwora z papieru. Sam proces jest bardzo prosty, Drukujesz coś, czytasz, a później, zamiast wyrzucić do kosza, odkładasz na bok, bo „przecież może się jeszcze przydać”. Sytuacja powtarza się z każdym dokumentem… Zmień to przynajmniej z dwóch powodów. Pierwszym jest oczywiście porządek i pozbycie się nawyku chomikowania rzeczy. Drugi to bezpieczeństwo. W końcu nie chcesz wyjść na osobę, która postępuje w sposób ryzykowny z firmowymi papierami. Marsz do niszczarki!   Strefy pracy, strefy prywatne Jeżeli jesteś związany z firmą już kilka lub kilkanaście lat, na pewno na Twoim biurku można znaleźć rzeczy związane nie tylko z pracą. To nic złego czy dziwnego, jednak podstawowa zasada to oddzielenie strefy obowiązków od tej prywatnej. Nie trzymaj rysunków dzieci tam, gdzie konspektów kolejnego prowadzonego przez Ciebie projektu. Warto zastosować się do reguły mówiącej, że rzeczy osobistych nie powinno być więcej niż trzy – działają jak dystraktory, a przecież nie chcesz, żeby cokolwiek Cię rozpraszało. Porządny koniec pracy Kiedy zbliża się 17, z prędkością światła chwytasz teczkę i wybiegasz z biura, nie zważając na to, co zostawiłeś na biurku? Nic dziwnego, każdy chce jak najszybciej znaleźć się w domu, jednak 5 minut przed wyjściem warto spróbować chociaż trochę ogarnąć przestrzeń wokół. Pomyśl, że kolejnego dnia nie będziesz musiał zaczynać od konieczności uporządkowania materiałów, tylko od razu będziesz gotowy do kontynuowania pracy. Ta prosta czynność to wbrew pozorom trudne do wpojenia działanie, jednak jeżeli zmusisz się, żebyo tym pamiętać, już po kilku razach wejdzie Ci w nawyk. Nie tylko na zewnątrz Wprowadź zasady higieny także do komputera, na którym pracujesz. Twój pulpit naprawdę nie musi być zawalony wszystkimi możliwymi ikonami (wiemy, że to trudne, ale naprawdę!). Co tydzień przenoś te, z których nie korzystasz i nie bój się wyrzucania. Także maili – porządek w skrzynce potrafi zaoszczędzić naprawdę dużo czasu. Bardzo pomocne mogą okazać się foldery, dzięki którym posegregujesz wiadomości na kategorie. Na koniec… sprawdź, po której stronie biurka leży Twój telefon. Jeśli jesteś osobą praworęczną, powinien znajdować się po prawej stronie, jeśli to lewą ręką posługujesz się sprawniej – po lewej. W ten sposób będziesz mógł podnosić słuchawkę w naturalny sposób, bez obciążania swojego ciała.  
Piotr Jabłoński

Piotr Jabłoński

Consultant at Career & CV Experts
Wspieram profesjonalistów w podejmowaniu strategicznych decyzji, związanych z rozwojem kariery, budowaniem wizerunku i marki osobistej oraz skutecznym poruszaniu się po rynku pracy.

Lubię to co robię. Doceniam równowagę między życiem i pracą, chociaż nie zawsze łatwo jest to osiągnąć.
Piotr Jabłoński