Blog

Czy Twoje CV jest gotowe do ery cyfrowego poszukiwania pracy?

Możesz tak sądzić, ale ostatnie sondaże i badania pokazują, że duży odsetek życiorysów dystrybuowanych oraz wysyłanych pocztą elektroniczną  nie jest kompatybilny z cyfrowymi systemami przechowywania, śledzenia i wyszukiwania używanymi obecnie przez firmy.

W latach 90, kiedy systemy przechowujące oraz wyszukujące stały się popularne, konieczne było używanie niesformatowanych stylów tak, aby baza danych lub skaner mogły prawidłowo odczytać dokument. Oznaczało, to brak grafik, pogrubionych czcionek, kursywy, podkreśleń itp. Trzeba także było zawrzeć w tekście oddzielną sekcję słów-kluczy, do odczytania przez komputer. Z upływem lat możliwości baz danych i systemów analizujących (wyszukujących oraz przechowujących) polepszyły się, jednak nie aż na tyle, by wszystkie dokumenty były odczytywane równie sprawnie. W rzeczywistości wiele życiorysów sprawia systemom cyfrowym tak wiele problemów, że nie może być w ogóle odczytanych.

ER

Zasady tworzenia cyfrowych życiorysów / CV

Sondaże HR, jak i The Sovren Group (firmy produkującej oprogramowanie służące do przechowywania, klasyfikowania i dystrybucji życiorysów dla firm i portali rekrutacyjnych), podkreślają. Jeżeli chcesz, aby system przechowujący/wyszukujący, prawidłowo odczytał Twój dokument, musisz przestrzegać pewnych zasad, bez wyjątku. Wiele z nich odnosi się także do dokumentów wysyłanych firmom w emailach, ponieważ nigdy nie wiadomo czy nie zostaną one zeskanowane do bazy danych i pamiętaj :

  • Zawsze używaj plików Microsoft Word (.doc) lub Rich Text Format (.rtf). W tym przypadku  zawsze naprawdę oznacza zawsze. Większość systemów analizujących nie odczytuje prawidłowo dokumentów HTML, WordPerfect lub Word 2007 (.docx).
  • NIGDY nie używaj plików PDF – nie może ich odczytać ponad 90% systemów analizujących, używanych przez biura HR i rekruterów. Jeżeli chcesz złożyć dokumenty drogą elektroniczną lub poprzez stronę internetową firmy, a nie masz na komputerze pakietu MS Word, zapisz plik w formacie RTF. Ewentualnie wyślij dokumenty w 2 formatach.
  • Nie daj się za bardzo ponieść wyobraźni. Oczywiście, wklejone rysunki, zdjęcia, loga i inne grafiki ożywiają Twoje dokumenty, kiedy jednak system przechowujący / wyszukujący próbuje je odczytać, zmieniają się one w bezsensowne ciągi znaków, zakłócające tekst i sprawiające, że CV jest niemożliwe do rozszyfrowania.
  • Unikaj używania nagłówków i stopek. Kiedy dokument jest konwertowany do formatu tekstowego, używanego przez większość systemów analizujących, nagłówki i stopki mogą być pomijane, to oznacza, że ważne informacje (twoje imię i nazwisko, adres, informacje kontaktowe) są niedostępne i nikt nie będzie mógł zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.
  • Nie baw się stylami czcionek i odstępami. Jednym z największych błędów jakie możesz zrobić, jest umieszczenie spacji pomiędzy literami w Twoim imieniu, na przykład: P I O T R. Narzędziom analitycznym będzie trudno odczytać rozszerzony tekst.
  • To samo dotyczy użycia tabel, kolumn, pól lub separatorów sekcji. Sprawiają one, że dla ludzkiego oka dokument wygląda na bardzo uporządkowany, ale pamiętaj – początkowo Twoje pliki może odczytywać maszyna, a nie człowiek.
  • Nigdy nie używaj szablonów. Większość edytorów tekstowych posiada wstępnie sformatowane szablony CV i może się wydawać, że ułatwią Ci one zadanie. Prawda jest  taka, że większość szablonów używa tabel, kolumn i pól, a Ty zmarnujesz swój czas tworząc dokument, który nie może być odczytany przez systemy elektroniczne.
  • Rozmiar i rodzaj czcionki są ważne. Jeżeli tekst jest trudny do odczytania dla ludzkiego oka, maszynie będzie jeszcze ciężej. Czcionki nie powinny być mniejsze niż rozmiar 10 lub w niektórych przypadkach 9. Jest tylko kilka uniwersalnych czcionek (takich, które mogą być bez problemu odczytane przez komputer). Są to: Arial, Times Roman, Courier New, Calibri, Century Gothic, Book Antiqua, a także Microsoft San Serif.
  • Nie wszystkie punktory są sobie równe. Systemy analizujące zawsze przed zapisaniem konwertują Twoje CV do pliku tekstowego (.txt). Niektóre formaty i style punktorów nie są poprawnie przekształcane. Mogą zamienić się w ciągi cyfr i liter, jak na przykład: ##$^767^%. Niektóre tylko zmienią się w małe kółka lub kropki. Najlepszym sposobem na sprawdzenie, czy używasz odpowiednich punktorów, jest zapisanie dokumentu jako pliku tekstowego, a następnie ponowne otworzenie go w WordPad lub NotePad, aby zobaczyć, czy punktory zmieniają się, czy nie.
  • Staraj się unikać nadawania dziwnych nazw nagłówkom sekcji lub łączenia sekcji. Nie nazywaj swojej sekcji kursów i szkoleń „Rozwój osobisty”. Nie umieszczaj kursów i szkoleń oraz edukacji w jednej sekcji (EDUKACJA I SZKOLENIA), chyba że naprawdę musisz oszczędzać miejsce. Chodzi tutaj o to, że systemy analizujące są zaprogramowane, by odczytywać informacje według kategorii, ale „znają” tylko garstkę podstawowych  zwrotów i  nazw sekcji.
  • Zachowaj konsekwencję w używaniu odstępów. Nie należy umieszczać podwójnego odstępu pomiędzy niektórymi sekcjami i pojedynczego pomiędzy innymi, ponieważ może być to mylące dla czytnika elektronicznego.
  • Nie łącz razem dwóch opisów poprzednio zajmowanych stanowisk, chyba że Twoje obowiązki w żaden sposób się nie zmieniły. Najlepiej zawsze zamieścić oddzielne opisy i osiągnięcia na każdym ze stanowisk, zamiast łączyć wszystko w jeden zbiorowy opis. Jedynym wyjątkiem będzie tu sytuacja, kiedy zmieniła się nazwa stanowiska, ale nie Twoje obowiązki.

To wszystko sprowadza się do jednego – nie możesz już zakładać, że to człowiek będzie pierwszym (lub jedynym) czytelnikiem twojego CV. Prawie wszystkie duże firmy korzystają przynajmniej częściowo z różnych form systemów śledzenia, zbierania zarządzania aplikacjami kandydatów. Niektóre firmy korzystają nawet ze specjalnych dedykowanych systemów ATS (np. HR w branży IT wykorzystują systemy sprawdzające umiejętności programistyczne kandydatów). Na rynku istnieje też kilka narzędzi służących do zweryfikowania jakości CV pod kątem ich użyteczności w bazach danych, jednym z nich jest polska aplikacja: PozyskajDane.pl

Tak więc, jakkolwiek ciężko może być Ci oprzeć się pokusie stworzenia fantazyjnego dokumentu, zwłaszcza gdy starasz wyróżnić się z tłumu, pamiętaj, że przez przypadek możesz wyróżnić się negatywnie, ponieważ Twojego dokumentu nie da się odczytać.

adam-sexton-google-resume-cv

Stosowanie się do powyższych zasad, niezależnie od tego co mówią tak zwani  „eksperci” (lub brat Twojego znajomego, który 20 lat temu pracował w biurze HR), pomoże zwiększyć Tobie liczbę zaproszeń na rozmowy kwalifikacyjne.

Piotr Jabłoński

Piotr Jabłoński

CEO & Founder & Career Consultant at Career & CV Experts
Były rekruter, zdobywał doświadczenie w firmach doradztwa personalnego i w wewnętrznych działach HR. Przeprowadził ponad 200 procesów rekrutacyjnych na różne szczeble stanowisk dla polskich i międzynarodowych organizacji.

Szum informacyjny, brak wiedzy kandydatów na temat mechanizmów rządzących rynkiem pracy w epoce mediów społecznościowych oraz kłopoty w komunikacji na linii: kandydat - rekruter - pracodawca, zainspirowały go do przejścia na „trzecią stronę mocy” i założenia firmy doradczej Career & CV Experts (http://cvexpert.pl/). Gdzie wraz zespołem Konsultantów od ponad 5 lat, skutecznie wspiera swoich Klientów w podejmowaniu strategicznych decyzji, związanych z rozwojem ich karier oraz efektywnym poruszaniu się po rynku pracy.

Wierzy, że gdyby przynajmniej połowa kandydatów, którzy nie otrzymali obiecanej informacji zwrotnej od rekruterów, zamiast obrażać się na nich, nagłośniłaby sprawę w mediach społecznościowych, to zjawisko szybko przestałoby istnieć.
Piotr Jabłoński